L’accueil téléphonique est un service essentiel pour les entreprises d’autant plus que sa qualité garantit la réussite d’une activité professionnelle, quel que soit le domaine. Mais au lieu d’internaliser ce service, de plus en plus d’entreprises se tournent vers la permanence téléphonique. Pour rappel, il s’agit d’un service de gestion du secrétariat téléphonique qui est réalisé à distance par un prestataire spécialisé en la matière.
D’une manière générale, la permanence téléphonique se concentre principalement sur l’externalisation de la gestion des appels entrants et elle s’adapte parfaitement à différents milieux professionnels.
La permanence téléphonique dans le secteur médical
Dans le milieu médical, l’accueil téléphonique est un outil de communication essentiel pour que les patients puissent contacter un cabinet ou toute autre institution médicale rapidement. Il s’agit effectivement d’un service permettant aux professionnels de la santé de :
- réceptionner les appels ;
- gérer les rendez-vous ;
- réagir rapidement en cas d’urgence ;
- orienter les patients vers les différents praticiens en fonction des demandes.
Bien qu’indispensable, ce service se révèle être chronophage et de plus en plus de professionnels de la santé se tournent vers la permanence téléphonique médicale pour éviter certaines problématiques : un standard saturé, des sollicitations répétées durant les consultations, des rendez-vous non honorés, une absence imprévue dans l’équipe de secrétaires médicales…
Il faut savoir que cette alternative peut remplir deux fonctions comme soutenir une équipe d’accueil en situation de débordement ou agir en permanence pour remplacer un accueil téléphonique physique. Dans les deux cas, la permanence téléphonique médicale est une solution abordable par rapport au recrutement. De plus, elle vous aidera à améliorer l’image de votre établissement ainsi que la qualité de votre accueil téléphonique médical.
La permanence téléphonique dans le milieu juridique
Comme dans de nombreux secteurs d’activités, la permanence téléphonique est une nécessité dans le milieu juridique. En effet, les avocats, notaires, magistrats; ou encore huissiers doivent rester joignables à tout moment dans le cadre de leur métier; mais aussi pour certaines situations qui nécessitent leur conseil ou intervention.
Grâce à cette alternative, les clients et collaborateurs internes; ou externes auront la possibilité de les joindre ou de laisser un message en cas d’urgence. Mais la permanence téléphonique dans le milieu juridique permet également d’optimiser la gestion des rendez-vous pendant leur absence et de planifier leur emploi du temps.
Vous pouvez donc confier le traitement de vos appels; la réception des messages laissés par vos interlocuteurs et la gestion de vos rendez-vous à un prestataire selon vos besoins. Dans certains cas, vous pourrez faire la demande de vous transférer les appels; et les messages importants en fonction des caractéristiques que vous aurez précisés au préalable. De ce fait, il est recommandé de bien choisir votre prestataire spécialisé en permanence téléphonique afin de bénéficier de services à la hauteur de vos attentes.
La permanence téléphonique pour les sites e-commerce
Même si internet est actuellement le lieu de rencontre; et d’échange privilégié par des commerçants en tout genre à travers les réseaux sociaux et les boutiques en ligne, le téléphone reste toujours indispensable. En effet, le consommateur hyper connecté est souvent pressé et particulièrement exigeant; donc s’il ne reçoit pas une réponse instantanée il peut rapidement passer à côté du produit qui l’intéressait.
Cela explique l’importance de l’accueil téléphonique pour la plupart des entrepreneurs en ligne. C’est pourquoi nombre d’entre eux optent pour la permanence téléphonique. Cette solution permet effectivement à l’entreprise ou à la marque de rester en contact permanent avec ses clients. Puisque le traitement se fait au téléphone; toutes les demandes sont traitées en temps réel et les temps d’attente sont réduits.
En plus de la gestion des appels entrants, votre prestataire pourra se charger de la prise de rendez-vous; des agendas ou encore des tâches administratives si vous vous concentrez entièrement sur le développement de votre site e-commerce. Il ne faut surtout pas délaisser l’accueil téléphonique parce qu’elle permet de donner une bonne image à la marque; donc choisissez bien votre permanence téléphonique.
