Pour un cabinet médical, offrir un accueil téléphonique de qualité est d’une importance capitale. En effet, c’est le plus souvent par le biais du téléphone qu’un patient entre pour la première fois en contact avec un médecin. Si vous tenez à ce que l’on prenne votre cabinet au sérieux, vous avez donc intérêt à soigner l’accueil téléphonique de vos patients. Mais comment faire ? Découvrez-le dans cet article.
Faire preuve d’empathie
Si un patient fait appel à votre cabinet médical, il est fort probable qu’il ne se sente pas bien. À cause de sa maladie ou de ses inquiétudes, ce dernier peut alors se montrer peu agréable lors de la conversation téléphonique. Les personnes chargées d’assurer la réception des appels de votre cabinet doivent alors avant tout faire preuve d’empathie. Elles doivent compatir à la souffrance de ces patients et toujours rester agréables, mais aussi calmes en toutes circonstances. Mais surtout, elles doivent être en mesure de rassurer vos patients et de les mettre en totale confiance.
Filtrer les appels pour prioriser les plus urgents
Un médecin peut recevoir plus d’une vingtaine d’appels par jour, mais tous n’ont pas le même degré d’urgence. Le filtrage des appels est donc très important afin de détecter dans les meilleurs délais le motif de l’appelant et ainsi juger de sa priorité. Parmi les divers motifs d’appels d’un médecin, les secrétaires doivent notamment pouvoir en identifier un en particulier : l’urgence médicale. Pour cela, vous devez avoir à votre disposition des personnes formées aux métiers du médical et du paramédical.
Avoir recours à des outils ou services dédiés à la profession médicale
Il existe de nombreux outils ou services destinés à la profession médicale. La grande majorité de ces derniers est développée avec des professionnels de la santé pour répondre à un enjeu de taille : l’économie de votre temps. En utilisant les bons outils ou en externalisant votre secrétariat médical, vous gagnerez en effet beaucoup de temps. Ainsi, vous pourrez vous consacrer pleinement à votre cœur de métier.
Voici notamment les divers types d’outils et de services utiles à la gestion de votre secrétariat médical :
- Pour la gestion de vos appels téléphoniques : externalisation des appels auprès d’un secrétaire indépendant ou d’un service de secrétariat téléphonique médical tel que Télésecrétariat Madagascar
- Pour la gestion de vos rendez-vous médicaux : agenda médical en ligne (Doctolib, Maiia…), synchronisation de tous vos outils de rendez-vous…
- Pour la gestion administrative : logiciel de facturation (SimplePractice, NextGen Office,…), retranscription de compte-rendu médical effectué par un télésecrétaire…
Personnaliser son répondeur
Pour préserver l’image de votre cabinet médical, vous devez également soigner votre répondeur, car les patients peuvent bien évidemment appeler hors des horaires de service de vos secrétaires. Pensez notamment à y renseigner vos informations de base, par exemple : les jours et les horaires d’ouverture et de fermeture de votre cabinet, vos créneaux horaires, les horaires libres, nom de votre site internet… N’hésitez pas à y préciser tout ce que vous jugez être utile pour les appelants.
Faire appel à Télésecrétariat Madagascar
Gérer l’accueil téléphonique d’un professionnel de la santé nécessite des compétences particulières. Vous n’allez pas confier cette tâche à n’importe quelle personne sachant parler poliment au téléphone ! Vous devez avoir des ressources ayant aussi bien des compétences en secrétariat, mais aussi dans le domaine médical.
Pour cela, n’hésitez pas à faire appel à Télésecrétariat Madagascar. Nous mettrons à votre disposition des télésecrétaires médicaux formés et qualifiés pour gérer au mieux les appels de vos patients. Nous nous engageons notamment à démontrer le professionnalisme de votre cabinet en offrant à votre patientèle un accueil téléphonique de qualité.
