Il y a eu un temps où le rôle du secrétaire médical se résumait à la gestion de l’emploi du temps et des courriers du professionnel de la santé. Cette fonction s’est développée de fil en aiguille pour s’étendre à la gestion des appels téléphoniques et autres tâches administratives. Aujourd’hui, de moins en moins de centres médicaux et praticiens se privent du télésecrétariat médical. Ce recours leur permet en effet de profiter de nombreux privilèges. Quels sont les trois principaux atouts de ce service ?
Des prestations efficaces et professionnelles
Le télésecrétariat médical permet de se focaliser davantage sur leur activité principale, notamment sur le soin et l’accueil de leurs patients. En plus, il est intéressant de préciser qu’il est tout à fait possible de solliciter de façon temporaire ou permanente cette prestation de service. Chaque praticien a donc la possibilité de souscrire à l’offre adaptée à ses besoins.
Les prestataires chargés du télésecrétariat médical misent actuellement sur des fonctionnalités susceptibles de rendre un grand service aux professionnels de la santé. Avec une ou plusieurs équipes d’experts à leur actif, ils sont par exemple capables de garantir la permanence téléphonique médicale ou le secrétariat de la structure à distance. Quant aux agents des centres d’appels, ils ont en général des compétences dans le domaine médical et la communication téléphonique.
Des notions avérées dans le secrétariat et dans la prise en charge de tâches administratives leur permettent de répondre aux besoins spécifiques de chaque cabinet. Autrement dit, les télésecrétaires médicaux peuvent :
- Réceptionner et émettre des appels médicaux
- Créer et organiser l’agenda des praticiens
- Gérer les prises de rendez-vous des patients
- Rédiger les comptes rendus médicaux et courriers
- Transcrire les résultats d’analyses et les diagnostics
Un gain de temps et une meilleure image
Le fait de confier leur permanence téléphonique médicale à des spécialistes du secrétariat en ligne constitue une solution pratique pour les praticiens. De cette manière, ils auront alors la chance de s’adonner entièrement à leur cœur de métier. Ils éviteront bien entendu les contraintes de la gestion et de la réalisation des tâches chronophages. Les travaux comme l’organisation de leur agenda ou rendez-vous seront dans ce cas confiés à des téléopérateurs compétents. Au final, les professionnels de la santé gagneront du temps dans la prise en charge de leurs patients.
De son côté, l’établissement de santé restera joignable au téléphone en permanence et accessible pour la réception des patients sur site. Les consultations y auront lieu sans interruption étant donné qu’il y aura continuellement des télésecrétaires qui se chargeront de l’accueil téléphonique sans déranger le praticien. Ils pourront également effectuer le filtrage des appels pour ne recevoir que ceux qui sont utiles et urgents. En général, les situations d’urgence sont transférées sur la ligne personnelle du spécialiste. Cette gestion efficace du cabinet médical reflète son organisation interne tout en apportant une image positive au praticien.
Faire des économies sur tous les angles
Une structure médicale ou un établissement de santé réduit considérablement ses dépenses en engageant un prestataire de télésecrétariat. À travers cette solution d’externalisation, il est en effet possible de se détacher des charges salariales et sociales en rapport avec le recrutement d’un personnel en interne. Bien entendu, le médecin ou le spécialiste ne devra pas non plus acheter et mettre en place du matériel spécialisé. Il s’agit des logiciels, des mobiliers et des équipements de téléphonie.
Ce sont généralement les prestataires qui fournissent tous les équipements nécessaires pour que ses télésecrétaires mènent à bien leurs missions. En outre, il faut aussi savoir que les tarifs dépendent le plus souvent du volume des appels réceptionnés ou des objectifs à atteindre. Cela signifie que les tarifs, tout comme les prestations, sont flexibles et adaptés aux besoins des praticiens. Les formules proposées par les entreprises de télésecrétariat sont d’ailleurs nombreuses.
