La permanence téléphonique tient une place particulièrement importante au sein d’une entreprise. En outre, c’est la qualité de cette dernière qui impactera fortement l’image de marque de tout établissement, quel que soit son secteur d’activité. Aussi, c’est un levier majeur dans une stratégie de fidélisation et d’acquisition client. Cette activité répond à des enjeux stratégiques et économiques de la firme. De ce fait, pousser ce service à la perfection devrait être l’une des priorités de chacune d’entre elles.
Mettre en place un service spécialement dédié à cette tâche
La permanence téléphonique englobe la totalité des sous-activités liées à ce métier (accueil téléphonique, secrétariat téléphonique…). Pour pouvoir répondre à toutes les prérogatives qu’offre ce métier, il existe plusieurs manières de procéder.
Par exemple, il y a la solution de l’usage d’un logiciel de téléphonie sur IP (VoIP). Étant totalement dématérialisée, cette dernière permettra à vos équipes de gérer directement les échanges téléphoniques.
Dans les faits, cette solution permettra à vos agents de disposer d’une plus grande flexibilité dans les tâches qu’ils ont à gérer. De ce fait, votre équipe IT n’aura plus le besoin d’imposer des horaires fixes aux équipes. Ainsi, le travail des agents chargés de la permanence téléphonique et des équipes commerciales se verra dissocier.
Enfin, avoir ce type de disposition dans votre entreprise permettra également d’accéder à de multiples fonctionnalités dérivées du Cloud. En somme, vous profiterez d’une solution qui améliorera l’image de votre entreprise. De surcroît, elle affectera l’efficacité en interne ainsi que la satisfaction client par une présence constante sur les différents canaux de communication.
Confier la permanence téléphonique à un prestataire de qualité
Comme vous l’aurez compris dans le dernier paragraphe, la mise en place d’une permanence téléphonique est très avantageuse. Cependant, elle demande une mise en place structurelle et humaine importante.
Puisque faire le choix d’intégrer ce service à vos activités demande une accommodation de l’espace de travail. Mais aussi la création et la mise en place d’un service dédié. Cela nécessite donc une campagne de recrutement, une rehausse du budget de fonctionnement de votre établissement, une réorganisation de l’espace de travail pour accueillir le parc informatique et les nouveaux employés.
C’est pourquoi un service en interne demande des investissements assez conséquents. C’est de cela que l’externalisation de ce service tire toute son importance. Confier ces tâches à un prestataire vous permettra de vous dérober à toutes ces différentes charges, tout en profitant d’une solution souvent à moindres coûts.
À savoir que le secteur de la téléphonie connaît une concurrence sans pareil à la suite de l’évolution du numérique. Dans ces conditions, vous pouvez donc être sûr de profiter d’une solution de qualité. Puisque chaque prestataire devra se montrer à la hauteur pour garder une place dans ce secteur très concurrentiel.
Imposer une charte de qualité à vos collaborateurs
L’accueil téléphonique est la première jonction qu’un client aura avec votre entreprise. La façon dont la clientèle ou les prospects entrevoient votre entreprise dépendra donc de ce facteur. Pour pouvoir présenter une image de marque, il est donc impératif de soigner ce service. Comment procéder ? Il faudra soit mettre en place une équipe de spécialiste, soit confier la tâche à des professionnels.
Imposer une charte de qualité à vos collaborateurs vous permettra de profiter d’un traitement efficace des appels en vue d’un maximum de satisfaction de la clientèle. Aussi, les appels non aboutis se verront grandement réduits pour mieux accueillir les appelants. N’oubliez pas non plus le facteur linguistique qui apporte une certaine légèreté aux échanges. Le professionnel pourra échanger de façon courtoise, claire, concise et professionnelle avec son interlocuteur.
En somme, une charte de qualité assurera une amélioration de l’image de votre entreprise auprès de vos prospects et de vos clients. Mais de plus, un gain en termes de production et de qualité du travail fourni par vos collaborateurs.
