La permanence téléphonique médicale est un service particulièrement dédié aux professionnels de la santé et de soins. Elle permet de confier leur accueil médical à travers le télésecrétariat. En sollicitant cette expertise, ils profitent d’un certain nombre d’avantages, qu’ils exercent en milieu hospitalier, dans un cabinet médical ou dans une clinique. S’ils souhaitent adopter cette solution par ailleurs, ils doivent absolument considérer quelques critères.
Définition de la permanence téléphonique médicale
Il s’agit d’un service de secrétariat téléphonique médical à destination des médecins généralistes, praticiens spécialistes et professionnels du paramédical. Elle concerne ainsi toutes les branches et structures du secteur médical. Elle peut inclure l’accueil téléphonique externalisé et le secrétariat à distance.
Dans ce cas, c’est un standardiste à distance (indépendant en statut freelance) ou une plateforme téléphonique située parfois à l’étranger qui assure sa prise en charge. On peut également la confier à un centre d’appels 100 % médical et français. Les missions varient d’un prestataire à l’autre, allant de la simple réception des appels à l’exécution des autres tâches administratives.
Utilité d’une permanence téléphonique médicale
Elle est utile pour soutenir une équipe d’accueil téléphonique en situation de débordement ou en congé, aider une assistante médicale ou remplacer une approche physique. Par ailleurs, les missions sont variables d’un prestataire à l’autre. Toutefois, le responsable de ce service doit être capable de :
- Assurer la réception des appels entrants
- Orienter les patients
- Qualifier chaque interaction (urgence, demande d’information, etc.)
- Gérer les agendas médicaux
- Transférer les appels
- Fournir un accueil téléphonique médical personnalisé
- Réaliser les tâches administratives
- Gérer le planning et les rendez-vous médicaux
- Manipuler les outils spécialisés dans le médical
- Appliquer les consignes du praticien
Avantages de la permanence téléphonique médicale
Comme évoquée précédemment, la permanence téléphonique médicale s’adresse à tous les professionnels de la santé et de soins. Peu importe leur spécialité ou la structure de l’établissement médical, elle offre de multiples avantages. Elle leur permet en outre d’être disponibles en permanence grâce à une plage horaire étendue. Cette solution les aide de ce fait à augmenter leur chiffre d’affaires, puisqu’elle améliore leur capacité de rendez-vous. Mettre en place un tel service est également une excellente option afin de bénéficier :
- D’un personnel compétent dans le domaine médical
- D’une solution flexible et économique
- D’une formule adaptée à ses besoins
- De plus de temps de travail médical
- D’une prise en charge des appels en temps réel
- D’un service de télésecrétariat médical sur mesure
Choix d’une permanence téléphonique médicale
Deux formules s’offrent aux professionnels de la santé et de soins lorsqu’il s’agit d’opter pour une telle solution. Ces options consistent à procéder au recrutement d’un secrétaire médical ou externaliser auprès d’un établissement spécialisé dans la permanence téléphonique. Toutefois, il est préférable de recourir à un télésecrétaire médical indépendant ou de faire appel à un centre d’appels dédié au domaine médical. Bien entendu, le choix entre un secrétariat en ligne et un secrétaire repose sur les besoins du cabinet en question et du budget qu’il souhaite investir.
Faut-il recruter ou l’externaliser ?
L’investissement est différent dans ces deux cas, bien que la formation suivie par les secrétaires à distance et en interne soit la même. En effet, le recrutement représente le quart des recettes brutes perçues par un professionnel de la santé. Pourtant, l’accueil téléphonique externalisé correspond à seulement 5 %. En dehors de cet aspect financier, il faut aussi tenir compte de certains critères. Il est entre autres intéressant de préciser l’existence des tâches incompatibles au secrétariat en ligne, comme la préparation de la salle de soins. Autrement, il est important de noter que les services de permanence téléphonique médicale peuvent aller au-delà de la simple gestion des appels.
