Le télésecrétariat médical est un service de plus en plus utilisé par les professionnels de santé pour gérer leur secrétariat à distance. Cela permet aux médecins de se concentrer sur leur travail et de réduire les coûts de leur entreprise, tout en assurant une qualité de service supérieure. Mais est-ce que ce type de service garantit la sécurité des informations relatives à la santé des patients ? Dans cet article, découvrez ce qu’il en est de la confidentialité des données de vos clients lorsque vous externalisez votre secrétariat médical.
Les données de santé : de quoi s’agit-il ?
Les données de santé comprennent toutes informations relatives à la santé physique ou mentale d’une personne. En général, elles sont collectées lors d’examens médicaux, de consultations avec des professionnels de santé, de tests de laboratoire, de radiographies ou d’analyses génétiques.
Ces données peuvent notamment inclure des informations sur les antécédents médicaux, les allergies, les médicaments prescrits, les diagnostics, les traitements en cours, les interventions chirurgicales, etc. Outre cela, les habitudes de vie ainsi que les informations socio-démographiques telles que l’âge, le sexe ou l’origine ethnique peuvent également être retrouvées dans les dossiers médicaux.
Comment assurer la protection des données de vos patients lorsque vous confiez votre secrétariat à un prestataire ?
Étant particulièrement sensibles, les données de santé doivent être traitées avec le plus grand soin afin d’éviter de compromettre la sécurité des patients. C’est pourquoi la loi européenne appelée Règlement Général sur la Protection des Données ou RGPD encadre aujourd’hui toutes entreprises collectant des données personnelles. Ce qui inclut les entreprises de télésecrétariat.
En confiant votre secrétariat médical à ce type d’entreprise, les données de vos patients sont donc censées être en sécurité. Mais ne vous fiez pas seulement à cela ! Afin de vous en assurer pleinement, voici quelques mesures à prendre :
- Effectuez une enquête sur le prestataire
Avant de confier votre secrétariat à une entreprise de télésecrétariat médical, effectuez des recherches pour vérifier sa réputation et son expérience en matière de sécurité des données. Demandez des références et lisez des critiques pour savoir si votre prestataire est réellement compétent et fiable.
- Signez un accord de confidentialité
Avant de commercer à travailler avec un prestataire, il est important que vous lui fassiez signer un accord de confidentialité. Celui-ci doit clairement stipuler que le prestataire ne doit en aucun cas divulguer les informations de vos patients à des tiers sans avoir obtenu votre consentement.
- Utilisez des outils de communication sécurisés
En faisant appel à un télésecrétaire médical pour gérer votre secrétariat, vous serez amené à discuter via des outils de communications en ligne. Ce qui n’est pas toujours fiable étant donné le grand nombre de pirates informatiques qui existe de nos jours. C’est pourquoi vous devez vous-même, ainsi que votre prestataire, utiliser des outils de communication sécurisés tels qu’un logiciel de cryptage de courrier électronique et de messagerie instantanée. Ainsi, vous pourrez être sûr que les informations sensibles communiquées en ligne ne seront pas interceptées ou lues par des tiers.
- Sécurisez les dossiers
Pour que les dossiers de vos patients soient sécurisés, vous devez les stocker dans un emplacement sûr et vous assurer que les fichiers numériques sont protégés par des mots de passe complexes. Assurez-vous également que votre prestataire dispose de systèmes de sauvegarde réguliers pour éviter la perte de données.
- Surveillez régulièrement le travail du prestataire
Pour être sûr que les données de santé de vos patients sont correctement traitées et stockées de manière sécurisée, vous devez être appliqué. En effet, il ne suffit pas de confier votre secrétariat médical à un prestataire et attendre les bras croisés. Si vous tenez à ce que le travail effectué par ce dernier soit conforme à ce que vous cherchez, vous devez vous en assurer vous-même. Pour cela, vous pouvez par exemple effectuer des audits réguliers.
Vous l’aurez compris, il est crucial de protéger les données de vos patients dans le cadre de votre pratique médicale. Les fuites de données peuvent non seulement porter préjudice à la réputation de votre cabinet médical, mais aussi causer des dommages importants aux personnes concernées. C’est pourquoi il est important de confier votre secrétariat à un prestataire de confiance tel que Télésecrétariat Madagascar. Nous offrons des services de qualité, à la fois professionnels et fiables, vous garantissant entièrement la protection des données de vos patients.
