L’accueil téléphonique est un aspect important pour les petites et moyennes entreprises. Beaucoup d’entrepreneurs et dirigeants préfèrent cependant l’externaliser pour bénéficier de moult avantages. Son externalisation permet en effet de profiter d’un service client de qualité, d’un coût relativement faible et de l’expertise d’un prestataire en télésecrétariat. Les firmes n’ayant pas les moyens de créer leur propre centre de contact ou de proposer un accueil physique en interne y voient une alternative intéressante. Focus sur les avantages de l’accueil téléphonique externalisé destiné aux PME.
Des économies considérables
L’accueil téléphonique en entreprise a un prix, en particulier pour les PME. Le confier à un prestataire de service va alors s’inscrire dans une logique de réduction de coûts. Le fait d’engager un secrétaire en interne est certes coûteux en raison de son salaire, des frais opérationnels, des charges sociales et divers engagements envers les salariés.
Quel que soit son secteur d’activité pourtant, une firme peut externaliser la gestion des appels entrants et sortants. Cela lui permettra évidemment d’alléger ses charges, l’externalisation des opérations téléphoniques étant une option rentable. En d’autres termes, un accueil téléphonique externalisé est un moyen efficace de limiter les contraintes et les formalités liées à l’embauche d’un salarié en interne.
Une meilleure disponibilité
Le fait d’externaliser le standard téléphonique permet d’offrir un accueil permanent. Que ce soit de manière ponctuelle, régulière ou sur des horaires élargis, les services d’accueil téléphonique externalisé sont capables d’assurer le relais. Bien entendu, cette large amplitude horaire revêt une importance afin que l’entreprise reste joignable.
D’ailleurs, pour les PME, le risque de rater des opportunités est ainsi évité. Cela permet en outre d’offrir une disponibilité maximale à ses clients et prospects ainsi que de garantir la continuité du service d’accueil téléphonique. Ce qui améliorera évidemment l’image de l’entreprise et évitera les appels perdus lors des pics d’activité ou des heures de fermeture de bureau.
Un service client de qualité
L’externalisation de l’accueil téléphonique d’une entreprise assure la prise en charge immédiate de ses clients potentiels. Certes, ces derniers éviteront de patienter des minutes, voire des heures dans le pire des cas, pour la joindre à tout moment de la journée. Ce décroché rapide est primordial pour garantir la qualité de son service client. En effet, une PME doit constamment assurer une veille et saisir toutes les occasions d’affaires qui pourraient se présenter. D’autant plus que bien souvent la concurrence est relativement rude entre les petites et moyennes entreprises évoluant dans le même domaine.
Outre cet aspect, les télésecrétaires responsables de la réception des appels ont aussi suivi des formations aux techniques de relation client par téléphone. Ils sont parfaitement aptes à prendre en charge la gestion des appels et à apporter les informations indispensables aux appelants. Ils pourront fournir un accueil téléphonique personnalisé et agréable, évitant à l’entreprise cliente de perdre des contacts potentiels.
Une compétitivité améliorée
Le choix d’un accueil téléphonique externalisé améliore cet aspect en particulier. Confier la réception des appels aux salariés non dédiés peut être une solution, mais il est fort probable qu’il s’agit d’une mauvaise idée. Ils pourraient fournir un service qui laisse à désirer, surtout s’ils sont inexpérimentés en relation client. Cela nuira à la réussite du service à la clientèle.
Les pics d’appel élevés vont surtout les déconcentrer, il leur faut pourtant se focaliser sur des tâches à forte valeur ajoutée. L’externalisation de l’accueil téléphonique dans un call center offshore entre autres s’avère par conséquent être la meilleure option. Elle améliore la qualité du service d’accueil par téléphone et donc la compétitivité de l’entreprise.
Un accès aux nouvelles technologies
Beaucoup d’entreprises choisissent d’externaliser leur accueil téléphonique dans l’objectif de profiter de nouvelles technologies. Une PME n’a pas forcément les budgets et les ressources techniques nécessaires pour être à jour technologiquement parlant. Aujourd’hui, nombreux sont les centres d’appel qui utilisent des solutions haut de gamme afin de répondre aux besoins de leur clientèle. Cela permet surtout à une firme, quelle que soit sa taille de bénéficier des outils de gestion et de communication plus performants.
Le couplage de la téléphonie avec les matériels informatiques derniers cris, comme les plateformes CRM, optimisera par exemple leur service d’accueil téléphonique. Plusieurs prestataires en appel téléphonique utilisent aussi des indicateurs de performance dans le but de mesurer la pertinence de leur intervention. Ces outils sont vraiment indispensables pour apporter plus de valeur à l’entreprise cliente.
