Le choix d’un prestataire de télésecrétariat médical est une décision importante pour toute entreprise de soins de santé. Cette initiative est intéressante pour les établissements qui cherchent à externaliser entre autres ses tâches administratives.
L’éventail de services proposé par le télésecrétaire médical
Un prestataire avec lequel la collaboration sera avantageuse est un professionnel qui peut proposer un large éventail de services à son client. Les tâches inhérentes au secrétariat d’un cabinet médical sont nombreuses. L’agence devrait offrir des prestations variées comme le secrétariat téléphonique médical par exemple.
Le prestataire aura tout intérêt à proposer une fonction de permanence téléphonique médicale. Le téléphone reste un moyen de communication utilisé par un bon nombre de patients. Par ailleurs, le prestataire peut aussi offrir la gestion de l’agenda numérique du praticien. Celui-ci peut avoir un site web à travers lequel sa patientèle prend ses rendez-vous. Le télésecrétaire médical pourra être responsable de la plateforme.
Les compétences et l’expérience du prestataire en télésecrétariat médical
Le prestataire doit être qualifié et compétent dans le domaine du télésecrétariat médical. Il est possible de vérifier les qualifications et l’expérience des employés et des responsables de l’agence spécialisée en matière de secrétariat médical à distance.
Pour y parvenir, les dirigeants de l’établissement de santé ont la possibilité de se renseigner autour d’eux, notamment auprès de leurs confrères. Ces derniers peuvent réaliser un retour d’expérience sur de précédentes collaborations avec le prestataire. Ils seront les mieux placés pour révéler à quel point l’équipe de l’agence est compétente et professionnelle.
La conformité légale de l’agence de télésecrétariat
Il est important de s’assurer que le prestataire respecte certaines règles importantes. En d’autres termes, les responsables du cabinet médical devront vérifier que l’agence de télésecrétariat respecte les normes de confidentialité et de sécurité des données. Cela est pratiquement essentiel dans le sens où le télésecrétaire médical sera chargé du traitement d’informations sensibles.
Il est donc vivement conseillé aux dirigeants de l’établissement de contrôler si le prestataire est conforme au Règlement général sur la protection des données (RGPD). D’autre part, il faudra également voir s’il possède les certifications nécessaires pour garantir la sécurité des données.
La flexibilité du prestataire dans ses offres
Il est important de choisir un télésecrétaire qui peut s’adapter aux besoins spécifiques du praticien. Le prestataire devra être capable de personnaliser ses services pour répondre aux besoins spécifiques du cabinet médical. Le télésecrétaire médical idéal peut proposer à son client une flexibilité intéressante sur ses demandes spécifiques.
Ces dernières peuvent concerner divers éléments du travail du praticien. À titre d’exemple, le télésecrétaire devrait être capable d’assurer son service à des heures décalées ou en période de vacances, si cela est nécessaire. Le prestataire devra pouvoir assurer son travail, surtout si son client n’est pas disponible pour les patients.
Le coût de la prestation de télésecrétariat médical
Avant de conclure un partenariat avec une agence spécialisée en télésecrétariat médical, il est vivement recommandé aux praticiens de comparer les diverses offres. La réalisation de cette comparaison est nécessaire pour s’assurer que le prestataire correspond réellement aux besoins et aussi aux moyens du cabinet médical.
Confronter les coûts des différentes agences de télésecrétariat médical pour trouver celle qui offre les meilleurs services au meilleur prix est primordial. Il ne s’agit pas seulement de faire des économies sur le budget de l’établissement. Faire attention à ce détail peut aider l’établissement de santé à bénéficier de prestations à la hauteur de ses attentes. Mais surtout à la portée du montant qu’il alloue à son secrétariat externalisé.
