Qu’il soit à distance ou en interne, le secrétariat est important pour un établissement médical. Il joue en effet un rôle fondamental dans la prise en charge de tâches administratives dans une clinique ou un cabinet médical. Si certains professionnels de santé décident de l’externaliser, d’autres préfèrent en revanche recruter pour les assister en interne. Les deux cas présentent pourtant divers avantages et inconvénients. Connaître leurs défauts et atouts respectifs permettra ainsi à un praticien de faire un choix plus approprié.
Les avantages et inconvénients du télésecrétariat médical
Solliciter un secrétaire médical à distance ou un centre d’appel offshore est une solution simple pour traiter les appels entrants et sortants. Cela évite l’interruption des consultations. La disponibilité sur une large amplitude horaire ainsi que le prix sous forme de forfait ou de tarif par appel le distinguent d’une secrétaire interne.
Autrement dit, les médecins qui choisissent l’externalisation du secrétariat peuvent assurer une continuité de leur accueil téléphonique. Cela signifie qu’ils peuvent se focaliser essentiellement sur leur véritable cœur de métier. Ce choix leur permet également de réduire leurs charges et donc de faire des économies considérables. Le télésecrétariat médical ne requiert pas de gestion RH : aucun planning à gérer ni congé ni salaire.
Le recours au télésecrétariat médical permet aux établissements médicaux de profiter des avantages de l’externalisation. Quoi qu’il en soit, l’exercice de cette activité à distance présente parfois certains inconvénients. Le périmètre de missions limité en est un. Le télésecrétaire médical prend seulement en charge l’accueil téléphonique, mais pas physique.
Certains professionnels de santé pensent par ailleurs que l’éloignement géographique réduit l’efficacité des télésecrétaires. Il s’agit d’un argument légitime, sauf qu’à l’ère du numérique et de la digitalisation, la distance est efficacement palliée avec un logiciel ou une application de partage.
Les atouts et désavantages du secrétariat médical en interne
Pourquoi recruter un secrétaire médical ? D’abord, cette solution vient rapidement à l’esprit d’un professionnel de santé lorsqu’il souhaite se décharger de certaines tâches chronophages. En général, ces attributions concernent la gestion des rendez-vous, l’archivage des documents et la réception des patients.
En effet, le secrétariat médical en interne assure un accueil physique à la patientèle. Cette présence physique revêt un rôle important pour garantir une fonction de lien social. Quant aux deux autres tâches, elles ont surtout un aspect administratif. La gestion des rendez-vous, qu’ils fassent par téléphone, messagerie ou courriel, est évidemment chronophage, bien qu’essentielle. L’archivage des documents demande aussi du temps qui devrait pourtant être consacré à l’activité principale en ce qui concerne le praticien.
Malgré ces avantages, le secrétariat médical a ses inconvénients, dont le principal est certainement son coût. Le recrutement d’un secrétaire médical présent en permanence revient entre 15 et 20 % des recettes brutes d’un professionnel de santé. Le prix à payer est par conséquent plus élevé que celui d’une entreprise de permanence téléphonique ou d’un centre d’appel en externe.
À cela s’additionnent tous les frais engendrés par cet employé et l’organisation. L’établissement médical concerné doit par ailleurs tenir compte du congé de ce salarié et de son absentéisme. À un certain moment, il devra sans doute combler ce manque. Ce qui implique toujours un coût.
Quid du choix entre secrétariat médical interne et à distance ?
Force est de constater qu’il incombe à chaque praticien d’opter pour la solution qui lui correspond le mieux. Dans un sens, il peut embaucher une secrétaire médicale s’il veut offrir un accueil physique à ses patients. Ce choix est aussi motivé par la convivialité d’une collaboration, une activité solitaire pouvant parfois peser sur lui.
Dans un autre, le recours au télésecrétariat médical lui apporte une importante couverte des horaires de présence et un coût financier qui ne le ruinera pas. Il peut aussi compter sur le professionnalisme des prestataires de permanence téléphonique médicale.
