Un télésecrétaire à domicile, comme son nom l’indique, est un secrétaire travaillant à distance et opère depuis son logement. Il exerce pour le compte de différentes entreprises ou sociétés de divers secteurs. En réalité, le télésecrétaire à domicile peut être nommé secrétaire indépendant ou encore téléassistant. Ce métier demande un savoir-être et un savoir-faire particulier. Il nécessite également des compétences spécifiques, des capacités d’adaptation et impliquent des responsabilités.
Les principales missions d’un télésecrétaire à domicile
Dans la réalisation de son travail, un télésecrétaire à domicile est chargé principalement de la gestion de l’accueil téléphonique des clients des commanditaires. Ces derniers peuvent être une association, artisan, TPE, PME-PMI, professionnel libéral… Encore, il a la capacité d’intervenir dans divers domaines tels que le bâtiment, la santé, le dépannage, le transport, le droit, la maintenance… Le but de cette prestation de service est notamment de traiter d’une manière positive tous les appels entrants. Dans la réalisation de son travail, le télésecrétaire à domicile doit assurer un décroché rapide pour chaque sollicitation. La qualité de la réponse doit aussi être optimale.
En plus des appels, un télésecrétaire indépendant peut aussi être amené à gérer les agendas des commanditaires. Son rôle est notamment de prendre, d’organiser et d’annuler les rendez-vous. Selon les besoins d’une entreprise cliente, le service proposé par le télésecrétaire peut s’étendre à un secrétariat plus complet. Dans cet angle, il peut s’occuper de plusieurs postes clés :
- la rédaction et le classement de documents ;
- la réception et le traitement des courriers ;
- l’émission de devis et de factures ;
- la mise à jour de différents types de documents ;
- le suivi de dossiers concernant les commandes, les livraisons… ;
- le suivi comptable ;
- etc.
Par ailleurs, quelles que soient les missions à confier à un télésecrétaire à domicile, ses services sont d’une importance capitale pour soigner l’image de marque des sociétés commanditaires.
Les principales compétences et qualités d’un télésecrétariat
Dans l’univers du télésecrétariat, il faudra avoir des compétences professionnelles et des qualités humaines pour offrir les meilleures des prestations et afin de mieux évoluer. Dans la gestion des appels téléphoniques, particulièrement ; un télésecrétaire à domicile doit comprendre et interpréter rapidement les requêtes des appelants. Dans cet angle, l’écoute et l’empathie sont incontournables en fonction de la situation. Pour identifier les besoins et les urgences ; il doit disposer d’une bonne capacité d’analyse et de hiérarchisation de l’information.
Pour une compréhension mutuelle optimale entre le télésecrétaire et les appelants; il est nécessaire d’utiliser un vocabulaire adapté et aussi d’avoir une bonne élocution. Le télésecrétaire à domicile doit respecter les règles de base de la téléassistance, quelle que soit la situation.
En plus de ces qualités et compétences, un secrétaire à distance indépendant doit avoir une maîtrise de plusieurs langues afin de répondre facilement aux besoins des sociétés à l’étranger. En tant qu’ambassadeur d’une marque ou d’une société en particulier; il doit être courtois, diplomate, réactif, discret, organisé, autonome…
Quels sont les avantages de collaborer avec un télésecrétaire à domicile ?
Les entreprises ou encore les sociétés actuelles ont tout intérêt à confier une partie; ou toute la totalité de leur secrétariat à un prestataire expert en la matière. Dans tous les cas, cette décision dépendra grandement de leurs besoins au quotidien. En externalisant ce service à un télésecrétaire à domicile, elles pourront :
- Bénéficier d’un gain de temps assuré
- Faire des économies et réduire les dépenses
- Des prestations de qualité, flexibles et personnalisées
- Se focaliser sur leur cœur de métier
- Booster la productivité de l’équipe en interne
- Prendre soin de la relation client
- Bénéficier des compétences et des qualités d’un professionnel engagé
- Etc.
Un service de secrétariat est une entité importante d’une entreprise. C’est le premier contact avec qui les clients; les fournisseurs et les partenaires sont mis en relation avec la société ou l’entreprise en question. Autant le soigner et le confier à des professionnels du domaine tels que le télésecrétariat à domicile.
