Les acteurs dans le secteur du télésecrétariat médical sont bien nombreux. Les offres sont très diversifiées. De ce fait, les praticiens ont la possibilité de choisir entre une agence comme les centres d’appels ou une PME à taille humaine ou encore un secrétaire médical libéral à distance.
Bien qu’ils s’occupent tous du télésecrétariat médical, ils ne disposent pas du même profil et encore moins les mêmes prestations ou tarifs. Pour faire le bon choix, il est donc important de connaître tout d’abord les besoins du cabinet et faire ensuite le point sur les caractéristiques de l’entreprise prestataire.
Déterminer les besoins du cabinet
Avant même de faire le choix d’un prestataire, il est primordial d’effectuer une analyse de la situation et un état des lieux, notamment les attentes par rapport à un prestataire. Le choix de ce futur partenaire et des services à allouer dépendront essentiellement des désirs du praticien.
Pour y arriver, plusieurs points doivent être étudiés au préalable :
- Les missions à déléguer : permanence téléphonique médicale, réception des messages, rappel des patients, gestion de l’agenda…
- Le volume d’appels reçus par mois : cette étape facilite le choix de tarification à l’appel ou au forfait.
- Les créneaux horaires utiles : certaines entreprises spécialisées n’offrent pas de services lors des jours fériés ou les week-ends.
- Les outils de gestion utilisés au quotidien dans le cabinet
- Le budget à allouer pour le service de télésecrétariat médical.
- …
Analyser ces différents sujets est essentiel pour trouver le service qui répondra aux besoins du cabinet ou bien d’une structure médicale. Ils guideront le praticien à choisir entre un professionnel libéral ou éventuellement une grosse structure spécialisée en télésecrétariat médical.
Collaborer avec un professionnel libéral : est-ce intéressant ?
Un professionnel libéral peut également proposer un service de télésecrétariat médical. Il travaille souvent à domicile ou dans un bureau partagé. Le métier est d’ailleurs en pleine expansion.
Ayant des compétences assurées dans le domaine du secrétariat et du secteur médical, il est en mesure d’assurer différentes tâches. Généralement, il s’occupe du traitement des appels entrants, l’organisation des consultations, la réalisation des travaux de secrétariat et d’assistanat classiques. Il est un bon interlocuteur des patients.
Il s’agit d’une solution intéressante pour réduire le fardeau administratif du cabinet. Il garantit également une relation de proximité avec les praticiens. Les tarifs sont aussi abordables pour les médecins. Il a une connaissance assurée des consignes d’urgence à appliquer.
Par contre, sa réactivité et sa disponibilité peuvent être limitées en fonction de la charge et des horaires de travail. D’autant plus qu’en raison des contraintes économiques, ils sont souvent à la recherche de nouveaux clients. Ce qui les amène à être débordés. Ce qui n’est pas toujours avantageux pour les structures médicales très sollicitées par un nombre croissant de patients.
Une agence spécialisée : quels intérêts ?
Certains professionnels de la santé optent, quant à eux; pour les services d’une agence spécialisée en télésecrétariat médical. Il s’agit souvent d’une structure plus ou moins de grande taille.
Elle met souvent à la disposition des professionnels médicaux des équipes de téléopérateurs qui se relaient afin de garantir des services optimaux. Ce type d’entreprise est en mesure d’assurer plusieurs missions. À l’exemple de l’accueil téléphonique des patients ou encore la prise de rendez-vous. Il en est de même pour l’identification des raisons des appels ; la gestion des agendas des différents praticiens, le transfert des appels urgents sur la ligne privée des praticiens…
Mais en plus de ces tâches, une agence se charge effectivement de celles liées à l’assistanat médical. En effet, elle peut réaliser la saisie des courriers aux confrères ou la retranscription et la saisie des comptes-rendus. Tout comme la saisie des ordonnances ; le classement des dossiers, la mise en place des rendez-vous pour les patients…
Le plus grand avantage avec cette solution est notamment la réactivité des agents dans la réception des appels ; et la continuité des services. Les praticiens peuvent choisir une formule plus complète. Toutefois, les praticiens doivent établir et bien expliquer les consignes pour obtenir d’excellents résultats.
